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关于进一步规范学院纸质邮件投递的通知

发表日期:2014-04-16 16:04:00 | 点击数: 1330

 关于进一步规范学院纸质邮件投递的通知

各单位:

多年来,我院收发室一直承担着全校各单位纸质邮件的投递和邮寄工作,为师生提供方便快捷的服务。为进一步规范对外各类纸质邮件的投递和邮寄工作,提高工作效率和服务水平,经研究,现将有关事项通知如下:

1、收发室主要职责。从发文之日起,收发室负责学院各类纸质邮件的收、发和邮寄。及时将各类邮件发送到各单位及学生手中,期满1个月后,仍无人领取的邮件返回铜山邮递员。收发室要认真做好与铜山邮电局、学院财务处的相关对接工作,确保准确无误。

2、分类邮寄与数量控制。各单位要本着节俭高效的原则,将投递纸质邮件纳入到年度计划与预算之中,由部门主要负责人负责控制邮件数量和分类邮寄。对于花名册、普通资料材料、信函、商调函、回执、总结报告、空白发票、报名表等可以通过挂号信邮寄的邮件,一般不予使用EMS(特快专递)。对于重要文件、重要票据及特殊需求,需要用EMS邮寄时,要以院内请示报告的形式由部门主要负责人签字加盖公章并附相关证明材料,送至收发室,以备查验在邮寄学生成绩单、校报等大批量邮件时,4系和院办要按照省内、外和市内、外的区分进行分开捆扎,以方便邮寄。

3、邮件办理流程。各单位需要投递的邮件由各单位承办人按照相关要求,送至收发室,并做好相应的登记

以上通知,请各单位遵照执行。

 

                                                  学院办公室

                                                 2014年4月14日